29.06.2026 178
С каждым годом все больше российских компаний и работников отказываются от привычных бумажных документов в пользу современных ИТ-решений. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал логичным шагом в развитии трудовых отношений. Этот формат представляет собой надежную цифровую базу данных, где вся информация о профессиональной деятельности сотрудников хранится в защищенной системе Социального фонда России (СФР). Стоит отметить, что для всех граждан, начавших свой карьерный путь с 2021 года, кадровый учет ведется исключительно в автоматическом цифровом режиме.
Весомые выгоды цифрового формата для сотрудников
Ключевой плюс ЭТК для работника — это моментальный доступ к личным кадровым данным и максимальное удобство их использования. Любой гражданин может за считанные минуты зайти в свой личный профиль на портале Госуслуг и удаленно сформировать актуальную выписку. Информация в системе обновляется практически мгновенно после того, как работодатель отправляет очередную отчетность в ведомство. Такая оперативность позволяет сотруднику лично контролировать чистоту своей трудовой истории и вовремя замечать любые неточности.
Кроме того, перевод данных в облачное хранилище навсегда решает проблему физической утери, кражи или порчи бумажного носителя. Заверенная официальной электронной подписью ведомства цифровая выписка обладает абсолютной юридической силой, полностью заменяет старый аналог и существенно облегчает многие процессы:
- Быстрое получение различных государственных и муниципальных услуг;
- Оперативное подтверждение дохода и стажа при оформлении банковских кредитов или ипотеки;
- Упрощенный сбор пакета документов для получения виз в зарубежные страны.
Ключевые преимущества ЭТК для работодателей
Для бизнеса и HR-департаментов переход на электронный кадровый учет — это эффективный способ оптимизации внутренних процессов и снижения операционных расходов:
- Снижение издержек: компания полностью освобождается от необходимости закупать, заполнять, пересылать и обеспечивать дорогостоящее сейфовое хранение бумажных бланков строгой отчетности;
- Экономия времени HR-специалистов: автоматическая передача данных в государственные системы сводит к минимуму объем ручного труда при оформлении приемов, переводов и увольнений сотрудников;
- Снижение рисков: цифровизация минимизирует вероятность совершения технических ошибок, опечаток или неточностей в записях, что полностью защищает организацию от штрафов со стороны трудовой инспекции (ГИТ).
Переход кадрового учета в цифру — это обязательный шаг к прозрачности рынка. Электронный формат полностью исключает риск подделок или потери данных недобросовестными компаниями, а вся информация находится под надежной защитой государственной системы, — подчеркивает руководитель Мультикадрового агентства HR-TARGET Денис Душкин
Способы получения и проверки сведений из ЭТК
Ознакомиться со своей цифровой трудовой историей и заказать официальный документ можно через несколько удобных каналов:
- Онлайн через интернет: самый быстрый метод — запросить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-СФР) в личном кабинете на портале Госуслуг (ЕПГУ). Официальный документ, заверенный квалифицированной электронной подписью Социального фонда, формируется автоматически и поступает в личный кабинет в формате PDF в течение нескольких минут.
- При личном визите: вы можете очно обратиться с паспортом в любое удобное отделение Социального фонда России (СФР) либо в ближайший многофункциональный центр «Мои документы» (МФЦ). Сведения будут распечатаны и заверены печатью ведомства в день обращения.
- У работодателя: вы имеете право запросить выписку по форме СТД-РФ у своего текущего или последнего работодателя. Компания обязана выдать документ в бумажном виде или отправить на электронную почту, но в нем будут отражены сведения только за период вашей работы в данной организации.
Правила и нюансы перехода на цифровой учет
Необходимо подчеркнуть, что выбор в пользу электронного формата является сугубо добровольным. Если работник принял решение отказаться от классической бумажной версии, ему нужно составить и передать в отдел кадров своего работодателя соответствующее письменное заявление до завершения текущего календарного года.
При этом старая бумажная книжка не аннулируется — она по-прежнему остается официальным и главным подтверждением трудового стажа, заработанного до 2020 года. Кадровые специалисты настоятельно рекомендуют бережно хранить бумажный оригинал дома, так как именно он содержит всю историю работы до момента внедрения цифровой системы.
В итоге электронная трудовая книжка выступает современным, безопасным и удобным инструментом, который экономит время сотрудника, делает кадровые процессы прозрачными и защищает личные данные от любых непредвиденных форс-мажоров.